Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

Einleitung

Die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG ist ein etabliertes mittelständisches Unternehmen, das umfassende Dienstleistungen im Bereich Betriebliche Sicherheit und Gesundheitsschutz anbietet. Mit einem fokussierten Team und fundiertem Fachwissen unterstützen wir unsere Kunden dabei, effiziente und sichere Abläufe zu gewährleisten.

Unsere Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Professionalität, Zuverlässigkeit und individuelle Betreuung aus. Als Dienstleister im Business-to-Business-Bereich legen wir großen Wert auf nachhaltige Lösungen und vertrauensvolle Partnerschaften.

Das macht die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG nicht nur zu einem in der Luftfahrtbranche führenden Beratungsunternehmen im Compliance-Management, wir sind auch Partner für praktikable, effiziente und digitale Lösungen, die Führungskräfte entlasten und Rechtssicherheit garantieren.

Zur Verstärkung unseres erfolgreichen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Standort Düsseldorf einen/eine

Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

Über die Position

In dieser zentralen Rolle steuern Sie die täglichen Büroabläufe, unterstützen die kaufmännischen Kernprozesse und begleiten aktiv die Weiterentwicklung unserer internen Standards. Als verlässliche Ansprechperson für Team und Management halten Sie den Betrieb am Laufen und bringen bei Eignung die Bereitschaft mit, mittelfristig in die Rolle der Office-Leitung aufzusteigen.

Aufgaben

• Übernahme des operativen Office Managements inklusive der Terminkoordination, des Reisemanagements, der Telefon Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten im Dokumentenmanagementsystem
• Pflegen der Stammdaten im CRM-System (Vemas), abgleichen von Rechnungs- und Vertragsdaten mit Fachdatenbanken
• Bearbeiten von OPOS-Listen, Versenden von Mahnungen, Beantragen von Mahn- sowie Vollstreckungsbescheiden, als auch der Rechtsabteilung zuarbeiten
• Eigenverantwortliche Betreuung und fachliche Anleitung der Auszubildenden für den Beruf Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement.
• Bestehende Standards aus dem Office-Guide umsetzen und aktiv an der digitalen Prozessverbesserung im KI-Board mitwirken

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management sowie im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und Fakturierungsprozessen
• AdA-Schein zur Ausbildereignung nach AEVO
• Digitalaffinität sowie Offenheit für neue Softwarelösungen, Datenabgleiche und den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag
• Empathisches Auftreten, deeskalierende Kommunikationsstärke, hohe Organisationskompetenz und professionelle Ruhe in intensiven Situationen.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Luftfahrtbranche wünschenswert

Wir bieten

• Das Zielgehalt liegt bei 45.000 € bis 50.000 € Jahresbrutto je nach Qualifikation mit einer klaren Entwicklungsperspektive.
• Es besteht die Perspektive eines gezielten Aufbaus zur Office-Leitung direkt unter der Geschäftsführung.
• Die Position ist in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche und bis zu 2 Tagen Flex-Office bei fester Büropräsenz am Freitag angelegt.
• Freie Getränke, frisches Obst, Jobticket sowie eine Essenszulage gehören ebenfalls zu den Benefits
• Möglichkeit zum Erhalt eines JobFahrrads
• Gesundheitsaktionen

Weitere Informationen

Klingt das nach Ihrer nächsten beruflichen Station?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an .

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Birgit Vitt telefonisch unter gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

Hier finden Sie wichtige Informationen zum Bewerberdatenschutz:

https://www.aviatics.de/bewerberdatenschutz/

AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG • Wanheimer Straße 68 • D-40468 Düsseldorf

Telefon: • www.aviatics.de