Assistenz (m/w/d) im Ingenieurbüro

Über uns

Seit 1983 plant ifb Tragwerke für anspruchsvolle Hochbauprojekte, für öffentliche, gewerbliche und private Auftraggeber in ganz Deutschland. Rund 30 Kolleginnen und Kollegen arbeiten eng mit namhaften Architekturbüros zusammen, vom Wettbewerb bis zur Ausführungsplanung. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf dem modernen, mehrgeschossigen Holzbau: Hier gehört ifb zu den Top 5 in Berlin und im competitionline-Ranking regelmäßig zu den Top 10 deutschlandweit. Viele der Projekte, an denen ifb beteiligt war, wurden veröffentlicht und ausgezeichnet, zum Beispiel Schloss Wittenberg und der Park am Gleisdreieck.

Im Büro arbeiten erfahrene und viele junge Ingenieure in kleinen Teams. Die Hierarchien sind flach und man hilft sich gegenseitig.

Aufgaben

• Sie erstellen Bewerbungsunterlagen für VgV-Verfahren in PowerPoint, wählen passende Referenzen aus und laden die Unterlagen auf den jeweiligen Vergabeportalen hoch. Dabei arbeiten Sie eng mit einem der Partner zusammen, der den fachlichen Input liefert.
• Sie beschreiben fertiggestellte Projekte mit Text und Bild und bauen so das Referenzportfolio des Büros weiter aus.
• Sie koordinieren Inhalte für Website, Social Media und Broschüren mit dem externen Grafiker, melden Wettbewerbserfolge an competitionline und organisieren Einreichungen für Preise und Veröffentlichungen.
• Sie pflegen Presse
• Im Front Office sind Sie, vor allem nachmittags, erste Ansprechperson am Telefon und für Architekturbüros, Fachplaner und Firmen. In Urlaubszeiten vertreten Sie Ihre Kollegin, auch bei der vorbereitenden Buchhaltung, beim Büroeinkauf und beim Planversand.

Profil

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringen 1–2 Jahre Erfahrung im Baubereich mit, etwa aus einem Architektur- oder Ingenieurbüro oder aus dem Bau. Auch eine Werkstudententätigkeit in diesem Umfeld zählt.
• Sie haben bereits Bewerbungs-, Angebots- oder Ausschreibungsunterlagen erstellt, idealerweise für VgV-Verfahren. Falls nicht, haben Sie echte Lust, sich in dieses Thema einzuarbeiten.
• Sie sind sehr sicher in PowerPoint, Word und Excel, schreiben sehr gutes Deutsch und haben Erfahrung in der Abstimmung mit externen Dienstleistern oder Agenturen.
• Sie kennen Büroorganisation und Front Office aus der Praxis. Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit, mit Vergabeportalen oder in der Bildbearbeitung ist ein Plus.
• Sie arbeiten genau und eigenverantwortlich, gehen offen auf ganz unterschiedliche Menschen zu und interessieren sich für Bauen und Architektur.

Wir bieten

💰 50.000 € bei einer 32-Stunden-Woche

🏝️ 30 Urlaubstage

⏰ Flexible Wochenstunden: ideal sind 30–36 Stunden, bis zu 40 Stunden sind möglich

📄 Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einem etablierten Büro mit geringer Fluktuation

🚆 Fahrtkostenzuschuss

🎓 Individuelle Weiterbildung, zum Beispiel in PowerPoint oder Excel, die aktiv unterstützt wird

✈️ Eine jährliche Büroreise, die Kultur und Architektur verbindet, zuletzt etwa nach Wien, Breslau oder Rügen

🍕 3–4 Büroveranstaltungen pro Jahr mit Projektpräsentationen und kleinen Fortbildungen, außerdem eine Weihnachtsfeier und gemeinsame Mittagessen

🤝 Eine persönliche Einarbeitung durch Ihre Kollegin, enge Zusammenarbeit mit den Partnern und offene Türen für Ihre Ideen

ich helfe dir persönlich weiter und begleite dich durch den gesamten Bewerbungsprozess.

Stefano Palu