Vorstandsassistenz mit Office Management (m/w/d)

Einleitung

Die UMT United Mobility Technology AG (UMT AG) mit Sitz in München ist ein führendes, dynamisch wachsendes Unternehmen für KI-gestützte Prozessautomatisierung. Das börsennotierte Unter-nehmen befindet sich mit seiner innovativen Lösung „UMS Vision AI“ auf Wachstumskurs bei Unternehmen in ganz Europa. Durch die Kombination von Technologie und Beratung bietet die UMT AG ganzheitliche KI-Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden zugeschnitten sind.

Wir suchen :

Ab 1. November 2026 Assistenz für Vorstand-GF mit Office Management Aufgaben (m/w/d)

Anstellungsart: - Festanstellung in Teilzeit (25 Stunden)

Arbeitsort : 80333 München, Brienner Str. 7

Aufgaben

Stellenbeschreibung

Für den Vorstand der AG und gleichzeitigen Geschäftsführer der Tochtergesellschaft (UMS GmbH) suchen wir ab 1. November 2026 eine erfahrene Assistenz (m/w/d). Eine Persönlichkeit mit Energie, Organisationstalent, offen für neue Aufgaben als auch die Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen.

Sie unterstützen den Vorstand bzw. die Geschäftsführung zum größten Teil eigenverantwortlich in organisatorischen und allen administrativen Aufgaben und Belangen. Sie organisieren, koordinieren und halten Themen konsequent nach, sind zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, Mitarbeitern, externen Partnern und Steuerberater.

Ihre Aufgaben:

• Bearbeitung Eingangspost
• Bewirtung von Gästen
• Erstellen von Ausgangsrechnungen
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen
• Führung von Personalakten
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Beratern und weiteren externen Fristen und Verantwortlichkeiten
• von Informationen zur Gehaltsabrechnung
• Rechtsablage
• Unterstützung bei der ⁠Vorbereitung und Teilnahme bei der jährlichen Hauptversammlung
• ⁠Vor- und Nachbereitung von Meetings, z.T. Protokolle bei AR-Sitzungen schreiben
• vorbereitende Buchführung für den Steuerberater
• Zahlungsverkehr
• ⁠vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen u. unternehmerischen Entscheidungen

Profil

Was sollten Sie mitbringen und was ist uns wichtig:

• mindestens 5 Jahren Berufserfahrung in vergleichbarer Position, mit vergleichbaren Aufgaben
• absolute Diskretion und Loyalität
• Durchsetzungsvermögen und die Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuhalten
• Flexibilität und Belastbarkeit
• gute englische Sprachkenntnisse, mündlich und schriftlich
• gute Kommunikationsfähigkeiten
• ⁠⁠hohe Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit
• Organisations- und Koordinationstalent
• professionelles und souveränes Auftreten
• schnelle Auffassungsgabe
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und modernen Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit, da unser Büro in einer Bürogemeinschaft integriert ist.

Wir bieten

Was können wir bieten:

• Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• eigener Gestaltungsspielraum
• ⁠ein moderner Arbeitsplatz und Arbeitsstrukturen
• einen Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe zum Vorstand
• kurze Entscheidungswege
• 30 Tage Jahresurlaub
• eine entsprechende Vergütung

Gehalt :

2500 Euro/Monat für 25 Std-Woche

Zusatzleistung:

• Deutschlandticket, falls Fahrtkosten zum Arbeitsplatz entstehen
• Kostenlose Getränke

Weitere Informationen

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an :

UMT AG, München