HR Specialist (m/w/d) | Payroll & Administration

Dein Arbeitsumfeld

Specific-Group ist ein eigentümergeführter IT-Dienstleister und seit über 26 Jahren am Markt. International sind wir mit über 600 IT-Expert:innen in 10 Ländern vertreten und wachsen jedes Jahr um rund 20 %, ohne VC, PE oder Konzern im Rücken. Am deutschen SPG Standort arbeiten über 60 interne Mitarbeitende und Freelancer. Hier setzt du nicht nur Vorgaben um, du gestaltest mit. Für dich heißt das: kurze Wege und echter Gestaltungsraum.

Deine Aufgaben

Die Personalverrechnung für 50 bis 100 Mitarbeitende liegt in deiner Hand, die Abrechnung selbst übernimmt ein externer Dienstleister. Die Abläufe funktionieren, es geht darum, sie laufend weiterzuentwickeln, und dafür suchen wir jemanden, der gestaltet und nicht nur verwaltet.

• Schwerpunkt Personalverrechnung, rund 40 % deiner Zeit: Du erfasst Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen, Sonderzahlungen und Fehlzeiten, übergibst sie an den Dienstleister und begleitest sie bis zur Lohnbuchung.
• Administration und Personalakte, jeweils rund 30 %: Du pflegst Stammdaten und digitale Akten in Sage HR und automatisierst, wo es geht. Du erstellst Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Bescheinigungen, prüfst Reisekosten, setzt Dienstwagenüberlassungen inklusive geldwertem Vorteil auf und verwaltest das Equipment.
• Du unterstützt beim HR-Reporting und automatisierst es: Headcount, Fluktuation, Krankenquote, Urlaubsstände.
• Wie die Prozesse weiterentwickelt werden, entscheidest du weitgehend selbst. Die HR-Leitung Unterstützt dich natürlich und ist bei Grundsatzfragen dabei.

Dein Profil

• Du hast die vorbereitende Entgeltabrechnung in Deutschland eigenständig verantwortet, mit einem externen Lohnbüro, und kennst die Grundlagen in Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht.
• Mit Verträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen hast du Erfahrung.
• Reports mit S-Verweis und Pivot baust du in Excel selbst. Sage HR, Jira , Confluence oder vergleichbare Tools kennst du idealerweise schon.
• Du siehst einen Prozess und hast schon die bessere "Version" im Kopf. Prozesse dokumentieren, Tools/Automatisierungen einführen und Routinen vereinfachen macht dir Freude .
• Mit unserem Wachstum verändert sich dein Aufgabenfeld mit, der Schwerpunkt bleibt die Personalverrechnung. Dein Abschluss ist zweitrangig, deine Praxis zählt.

Benefits

Du profitierst von 30 Urlaubstagen im Jahr. Für deinen Arbeitsweg und die mobile Arbeit stellen wir dir einen Firmenlaptop zur Verfügung und leisten eine Entschädigung für Reisekosten. Im Büro erwarten dich kostenlose Getränke, und deine Haustiere sind bei uns erlaubt. Zudem nutzen wir Mitarbeiterrabatte sowie Gutscheine und Ermäßigungen.

Vergütung

Für diese Position bieten wir ein attraktives Jahresgehalt von EUR 48,000–58,000 per year.

Deine ersten Monate bei Specific-Group Germany GmbH

In den ersten Wochen machst du dich mit unseren internen Strukturen, Systemen und Prozessen in der Personalverwaltung vertraut. Du übernimmst schrittweise die eigenständige Betreuung der Gehaltsabrechnung und wirst dabei von einem erfahrenen Team unterstützt. Bereits nach kurzer Zeit begleitest du die ersten HR-Prozesse eigenverantwortlich und bringst deine Ideen zur Optimierung unserer administrativen Abläufe ein.