Executive Assistant / Office Management (m/w/d) – Teilzeit 20 Std.

Einleitung

Forschungsdock ist eine Clinical Research Organization (CRO) in Rellingen bei Hamburg. Wir planen, betreuen und dokumentieren klinische Studien für Pharma-, Biotech- und Medizintechnikunternehmen als Full-Service-CRO – von der Protokollentwicklung über Monitoring und Datenmanagement bis zum Abschlussbericht, in den Phasen I bis IV ebenso wie für Medizinprodukte.

Unser Team ist klein und erfahren: Mehrere Kolleg:innen bringen mehr als 20 Jahre klinische Forschung mit. Was uns leitet, steht auch auf unserer Website: Klarheit und Menschlichkeit in der Kommunikation – untereinander und mit unseren Kunden. Gegründet und geführt wird Forschungsdock von Dr. Christoph Ortland.

Mehr über uns: www.forschungsdock.com

Aufgaben

• Sie halten unserem Geschäftsführer den Rücken frei: Termine, Reisen, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Nachhalten von Entscheidungen und Fristen.
• Sie führen das Büro in Rellingen – Post, Material, Räume, Empfang, Verträge mit Dienstleistern wie Reinigung, Versorgung und Telefonie – so, dass niemand darüber nachdenken muss.
• Sie sind Ansprechperson für unseren externen IT-Dienstleister: Tickets, Zugänge, Equipment-Bestellungen, Koordination von Wartung und Umstellungen.
• Sie organisieren Team-Veranstaltungen, Kunden- und Prüfzentrumstermine, Messen und Schulungen – von der Planung bis zur Abrechnung.
• Sie bereiten die Buchhaltung vor: Rechnungen sammeln, prüfen, freigeben lassen und weiterleiten, Reisekosten, Ablage – als Schnittstelle zu Steuerberatung und Lohn.
• Sie unterstützen bei HR-Themen wie Administration sowie On- und Offboarding (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment, Unterlagen) in Abstimmung mit HR.
• Sie unterstützen Fachteams und Projekte nach Bedarf – Dokumente, Vorlagen, Termine, Kommunikation mit Partnern.

Profil

• Mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant und im Office Management auf Senior-Niveau – Sie haben Dinge selbst entschieden, nicht nur ausgeführt.
• Organisationstalent, Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verbindlichkeit – Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Sicher in Microsoft 365, Affinität zu digitalen Tools und Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern.
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.
• Ein Plus, aber kein Muss: Erfahrung im Pharma-, CRO- oder Life-Science-Umfeld.

Wir bieten

• Eine neu geschaffene Position mit direktem Draht zur Geschäftsführung – Sie entscheiden mit, wie Büro und Organisation bei uns laufen.
• 20 Stunden an fünf Tagen: Sie sind jeden Tag ansprechbar, ohne dass die Rolle Ihren ganzen Tag füllt.
• Vertrauensarbeitszeit und mobiles Arbeiten nach Absprache (bis zu zwei Tage pro Woche) – Basis ist unser Büro in Rellingen.
• Ein kleines, fachlich starkes Team, in dem Ihre Arbeit sichtbar ist – und am Ende Patient:innen erreicht.
• 30 Tage Urlaub, moderne Ausstattung.

Weitere Informationen

20 Stunden an fünf Tagen.