Accounting and Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Wer wir sind

PT1 ist ein Berliner Venture-Capital-Fonds mit einer klaren Mission: Upgrading the Physical World. Wir investieren in Gründerinnen und Gründer, die Technologien entwickeln, mit denen Europa elektrifiziert, automatisiert und widerstandsfähiger wird – von der Energiewende über Bau und Industrie bis zu kritischer Infrastruktur. Kurz: Technologien, die dafür sorgen, dass unsere Kinder in einer funktionierenden Welt aufwachsen.

Wir sind ein kleines Team mit Start-up-DNA: locker im Umgang, schnell in der Entscheidung, unternehmerisch im Denken. Wir sitzen an Themen, die Wirtschaft, Politik und Gesellschaft gerade wirklich bewegen – und an den Menschen dahinter.

Unser Zuhause ist das historische Umspannwerk Kreuzberg – eines der spektakulärsten Offices Berlins, preisgekrönt, und für uns weit mehr als ein Arbeitsplatz. Dort betreiben wir den PT1 Clubroom – einen Ort, an dem Politik, Gründerszene und Investoren regelmäßig aufeinandertreffen. Hier standen schon mit Franziska Brantner, Christian Lindner, Verena Hubertz und Thomas Jarzombek Vertreter aller demokratischen Parteien der Mitte auf unserer Bühne; dazu kommen Branchen- und Community-Events, bei denen wir gern Gastgeber sind. Wir sind überzeugt: Wer die physische Welt upgraden will, muss die Menschen zusammenbringen, die es können – und die, die es ermöglichen.

Gleichzeitig verwalten wir das Geld unserer Anleger. Deshalb gilt bei uns: locker im Ton, präzise in der Sache.

Warum wir dich suchen

Ganz ehrlich: Wir suchen ein Ass. Jemanden, der Office und Administration nicht als Job, sondern als eigenes Revier versteht. Du bist bei uns nicht allein, aber du bist die Person, die den Laden am Laufen hält – ohne dass jemand dir hinterherläuft oder Listen abhakt. Wir sind keine Mikromanager. Wir geben dir Verantwortung und erwarten, dass du sie nimmst: Dinge sehen, bevor sie zum Problem werden, Entscheidungen treffen, Prozesse bauen, die auch ohne dich funktionieren.

Etwa die Hälfte deiner Zeit gehört dabei der vorbereitenden Buchhaltung unserer Management- und Verwaltungsgesellschaften – anspruchsvolle Finanzthemen, bei denen Genauigkeit nicht verhandelbar ist. Die andere Hälfte gehört dem Office, den Dienstleistern, den Reisen, den Events – also allem, was ein Team mit vollem Kalender braucht, um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können.

Was du dafür bekommst: einen Platz an der Schnittstelle von Venture Capital, Technologie und Politik. Investoren und Menschen, die sonst in den Nachrichten vorkommen. Und ein Team, das dich als Kollegin oder Kollegen ernst nimmt – nicht als Verwaltung im Hintergrund.

Aufgaben

Was du bei uns machst

Finance & Accounting (ca. 50 %)

• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung für unsere Management- und Verwaltungsgesellschaften – Belegerfassung, Vorkontierung, Zahlungsvorbereitung.
• Du stimmst Bankkonten und Belege ab und bereitest alles sauber für unseren Steuerberater auf, der Finanzbuchhaltung und Jahresabschlüsse erstellt.
• Du bist die laufende Ansprechperson für den Steuerberater und sorgst dafür, dass Fragen schnell und vollständig beantwortet sind.
• Du baust eine digitale Ablage auf, in der man jeden Beleg in Sekunden findet.

Office & Operations (ca. 50 %)

• Office: Du führst eines der spektakulärsten Offices Berlins – vom Tagesgeschäft bis dahin, dass Team, Gründer und Gäste sich hier jeden Tag wohlfühlen.
• Events & Gastgeberrolle: Wir sind gern Gastgeber – politische Abende im Clubroom, Branchen-Events, Community-Formate. Du bist nicht unsere Eventmanagerin oder unser Eventmanager, dafür gibt es Kollegen, aber du hast ein waches Auge darüber, dass wir jederzeit Gäste empfangen können.
• Einkauf & Vendor Management: Du verhandelst und managst unsere Dienstleister und Verträge und findest bessere Lösungen, wo es sinnvoll ist.
• Travel: Du unterstütz das Team punktuell bei Reisebuchungen und der Abrechnung
• Dokumente: Du hältst unsere Dokumentenstruktur sauber und unterstützt uns in der Weiterentwicklung
• Sonderprojekte: Du übernimmst eigene Projekte – z. B. neue Tools einführen, Prozesse vereinfachen, das Office weiterentwickeln.

Profil

Was du mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung – Belege, Kontierung, Zahlungsläufe sind für dich Routine.
• Solide Grundkenntnisse im Rechnungswesen und sicheren Umgang mit Excel.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch – unser Team und unsere Gründer sind international.
• Und vor allem: Du bist ein Organisationstalent, das Verantwortung sucht statt sie zu vermeiden. Du arbeitest selbstständig, denkst voraus, hältst Zusagen – und dir ist klar, warum Sorgfalt zählt, wenn es um das Geld anderer geht.
• Du kommst mit dem Spannungsfeld klar, das uns ausmacht: lockeres Start-up-Umfeld auf der einen Seite, hoher Qualitätsanspruch auf der anderen. Beides gleichzeitig, jeden Tag.

Schön, aber kein Muss

• DATEV-Kenntnisse.
• Erfahrung mit Holding-, Management- oder Beteiligungsgesellschaften, idealerweise im Venture-Capital- oder Private-Equity-Umfeld.
• Erfahrung im Office Management oder Einkauf in einem kleinen Team.

Wir bieten

Was du bei uns bekommst

• Echte Verantwortung. Deine Bereiche gehören dir. Du entscheidest, wie du sie organisierst – wir vertrauen dir, halten dir den Rücken frei und mischen uns nicht in Details ein.
• Kleines Team, große Wirkung. Kurze Wege, direkte Kommunikation, schnelle Entscheidungen, lockerer Umgang – Start-up-DNA in einem VC.
• Flexibilität mit Augenmaß. 30 bis 40 Stunden pro Woche, wie es zu deinem Leben passt. Klar ist: Wer das Office organisiert, ist überwiegend vor Ort – das gehört zur Rolle. Innerhalb dieses Rahmens sind wir flexibel und kulant, auch was begrenztes Homeoffice angeht, gerade wenn es darum geht, Job und Familie unter einen Hut zu bringen.
• Ein Umfeld, das es so kaum gibt. Du arbeitest an der Schnittstelle von Venture Capital, Technologie und Politik – mit Zugang zu Gründern, Investoren und Gästen, die man sonst nur aus den Nachrichten kennt. Und du sitzt in der ersten Reihe, wenn sie bei uns im Clubroom sprechen.
• Kein Papierkram, dafür KI. Moderne Tools und AI-gestützte Abläufe, bei denen wir als Team ganz vorne mitspielen – bei uns läuft nichts mehr über den Papierstapel, und wer Lust hat, gestaltet mit, wie Verwaltung der Zukunft aussieht.
• Und natürlich: Ein preisgekröntes Office im Umspannwerk Kreuzberg, das man Freunden zeigt, Corporate Benefits, und ja: guter Kaffee, Getränke, Obst und Snacks.

Weitere Informationen

• idealerweise Vollzeit (mind. 30 Std./Woche)
• 1 Tag Home Office / Woche möglich
• kein Remote Job