Assistenz der Geschäftsführung mit Referententätigkeit

Ihre Zukunft bei der WBM

Bei diesen Aufgaben wollen Sie etwas bewirken.

Als Assistenz der Geschäftsführung mit Referentenfunktion erwartet Sie eine abwechslungsreiche Aufgabe an der Schnittstelle von Geschäftsführungsassistenz und Projektmanagement. Neben organisatorischen und administrativen Tätigkeiten unterstützen Sie die Planung, Koordination und Dokumentation von Projekten und wirken an deren erfolgreicher Umsetzung mit.

Administrative & organisatorische Unterstützung

• Koordination von Terminen, Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
• Gewährleistung der Besetzung während der Servicezeiten (8-17 Uhr) und bei Bedarf auch darüber hinaus in kollegialer Abstimmung innerhalb des Teams

Besprechungs- & Gremienmanagement

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Gremienterminen einschließlich Erstellung von Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben

Kaufmännische & administrative Aufgaben

• Abwicklung des Auftrags- und Bestellwesens einschließlich der Prüfung, Bearbeitung und Weiterleitung von Rechnungen

Recherche, Datenaufbereitung & inhaltliche Zuarbeit

• Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Tabellen, Übersichten und strukturierten Informationsaufbereitungen für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei konzeptionellen und inhaltlichen Aufgaben sowie bei Projekten und Präsentationen in Abstimmung mit der Geschäftsführung

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Professionelle und empfängerorientierte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen sowie strukturierte Weitergabe und Nachverfolgung relevanter Informationen
• Unterstützung bei der Koordination von Schnittstellen und Übernahme ausgewählter Aufgaben für weitere Stabsstellen nach Bedarf

Ihre Qualifikationen

Das bringen Sie idealerweise mit.

Fachliche Kompetenzen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen in der Begleitung und Umsetzung von Projekten, insbesondere im Umfeld Digitalisierung, IT und Prozessmanagement, sind wünschenswert
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit organisatorischer und inhaltlicher Zuarbeit, idealerweise im Umfeld von Führungskräften
• Fundierte Kenntnisse in MS Office
• Immobilienwirtschaftliche Grundkenntnisse
• Grundlegendes Zahlen- und Prozessverständnis

Persönliche Kompetenzen

• Loyalität, Integrität und Diskretion: Vertrauenswürdiges und integres Handeln sowie ein verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Kommunikationsstärke und Empfängerorientierung: Klare, freundliche und situationsgerechte Kommunikation sowie adressatengerechte Aufbereitung von Informationen
• Organisationstalent und Flexibilität: Effiziente Strukturierung von Arbeitsabläufen, klare Prioritätensetzung und souveräner Umgang mit vielfältigen Anforderungen
• Selbstorganisation und Zuverlässigkeit: Strukturierte Arbeitsweise, eigenständige Aufgabenorganisation und termingerechte Umsetzung
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft: Konstruktive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, internen Fachbereichen und weiteren Stabsstellen
• Schriftlicher Ausdruck und Blick fürs Wesentliche: Präzise, zielgerichtete Aufbereitung von Informationen und Erkennen relevanter Inhalte

Unsere Benefits

Auf diese Vorteile können Sie sich freuen:

Ausstattung & Lage

Wir arbeiten mitten in Berlin. Unser zentral gelegener Hauptsitz ist gut an den öffentlichen Nahverkehr angebunden. Moderne, ergonomische Arbeitsplätze sowie Lounges und buchbare Besprechungsräume ermöglichen flexibles Arbeiten.

Work-Life-Balance

Ein gutes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben unterstützen wir durch 30 Urlaubstage, 37-Stunden-Wochen, flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten. Unsere tarifliche Vergütung bietet zudem Transparenz sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Mobilitätszuschuss

Wir unterstützen nachhaltige Mobilität mit einem Zuschuss zum BVG-Jobticket und bieten gesicherte Fahrradstellplätze im Innenhof.

Gesundheit & Fitness

Wir fördern die Gesundheit unserer Mitarbeitenden mit Sport- und Yogakursen sowie der Teilnahme an Laufevents. Zudem bieten wir arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen und Grippeschutzimpfungen an. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Anschaffung einer Lesehilfe.

Entwicklung & Weiterbildung

Wir fördern Ideen und Entwicklung durch vielfältige Weiterbildungsangebote und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der WBM.

Über Uns

Wir, die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH, sind so vielfältig wie das Leben in der Metropole Berlin: In unseren rund 35.000 Mietwohnungen leben ca.85.000 Berliner*innen aus über 100 Nationen. Wir vermieten und verwalten etwa 314.000 m² Gewerbeflächen, so viele wie keine andere der sechs landeseigenen Wohnungsbaugesellschaften. Wir stehen für bezahlbaren Wohn- und attraktiven Gewerberaum mitten in der Hauptstadt und machen unsere Bestände fit für die Zukunft. Immobilienwirtschaftliche Kompetenz bringt die WBM zudem als Partnerin des Landes Berlin bei der Entwicklung komplexer Quartiere ein. Über 480 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestalten und schaffen attraktive und lebenswerte Kieze zum Wohnen und Arbeiten. Für ein soziales, nachhaltiges und klimaneutrales Berlin investieren wir verstärkt in Innovationen und Digitalisierung. Den Kund*innen geben wir Sicherheit und nutzen die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten für die Stadt: Aus Mitte für ganz Berlin.

Worauf es uns wirklich ankommt:

Wir interessieren uns für Ihre Persönlichkeit, Ihre Fähigkeiten und Ihre Leidenschaft – nicht für Ihr Foto, Alter, Familienstand oder Herkunft. Zeigen Sie uns mit Ihrer Bewerbung, was Sie ausmacht! Als Unterzeichnerin der „Charta der Vielfalt“ sind Bewerbungen von Menschen aller Geschlechtsidentitäten, Menschen mit Behinderung sowie Menschen mit Migrationshintergrund ausdrücklich erwünscht. In Bereichen mit einem unterrepräsentierten Frauenanteil begrüßen wir insbesondere Bewerbungen von Frauen.