Pro­jekt- und Tea­mas­sis­tenz Ex­port

Kurzinfo

Tätigkeitsfeld Kunst und Kultur Ort Berlin

Karte anschauen Arbeitszeit Vollzeit Anstellungsdauer Befristet Bewerbungsfrist Laufbahn / Entgeltgruppe Mittlerer Dienst dereinrichtung des Bundes für Popularmusik und Jazz. Künstler:innen und ihre Musik stehen im Mittelpunkt der kulturwirtschaftlichen Arbeit. Durch gezielte Programme und Aktivitäten bietet sie Raum für künstlerische Weiterentwicklung und wirtschaftliches Wachstum. Die Initiative Musik setzt sich für eine vielfältige Musiklandschaft mit zukunftsfähigen ökonomischen Strukturen und einem klaren Bekenntnis zu ökologischer Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit ein. Sie unterstützt Künstler:innen, die Livemusikszene sowie Musikunternehmen in ganz Deutschland bei der Umsetzung ihrer Projekte und fördert Netzwerk- und Infrastrukturen. Als Veranstalterin von zwei Musikpreisen – Deutscher Jazzpreis und APPLAUS Award – fördert die Initiative Musik herausragende Talente und Spielstätten und trägt zu ihrer Sichtbarkeit bei. Durch den German Music Export stärkt sie Musikschaffende bei ihrer Internationalisierung und positioniert den Musikstandort Deutschland sowohl im In- als auch im Ausland.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person (w/x/m) in Vollzeit, für die

Projekt- und Teamassistenz Export

Die Stelle ist im Export-Team der Initiative Musik eingegliedert. Die Projekt- und Teamassistenz unterstützt dabei insbesondere das Team bei der Vorbereitung des Exportprojektes "GERMAN HAUS at South by Southwest", das im März 2027 in Austin, Texas (USA) stattfindet.

Deine Aufgaben:

• Du arbeitest in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Prozessen zur Umsetzung des Projektes GERMAN HAUS at SXSW 2027
• Du begleitest die Planungen der Veranstaltungsproduktion
• Du unterstützt bei der Kommunikation rund um das Projekt
• Du führst Recherchen durch und kümmerst dich um die Erstellung von Präsentationen und Unterlagen (z.B. für Partner Calls)
• Du unterstützt bei administrativen Vorgängen wie Ausschreibungsverfahren, Vertrags- und Rechnungsmanagement
• Du betreust unsere Online-Tools (u.a. Zoom, Sharepoint, Lamapoll, Asana)
• Du koordinierst Termine und betreust Meetings (z.B. Teammeetings, Partner-Calls, Infoworkshops)
• Du schaffst Synergieeffekte für das Export-Team und organisierst interne Meet-Ups

Anforderungsprofil:

Dein Profil:

• Du hast eine mindestens 3-jährige Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Veranstaltungsmanagement, Kommunikation, Musik oder allgemein im Kulturbereich oder vergleichbare Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen mit hoher Passgenauigkeit auf die Stelle.
• Du bist ein Organisationstalent und behältst bei vielen parallelen Prozessen den Überblick
• Du verstehst dich im professionellen Umgang und richtigen Ton mit unterschiedlichen Charakteren und Stakeholdern
• Du arbeitest gerne im Team und zeigst Flexibilität in intensiven Projektphasen
• Du bist flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten und hast großes Interesse an Kultur, Musik und/oder Eventmanagement sowie Verständnis für die Bedeutung von Kulturprojekten/-förderung
• Du kennst dich im Umgang mit Online-Tools und der MS-Office Software sehr gut aus
• Du arbeitest sorgfältig und strukturiert mit Auge fürs Detail
• Du bist proaktiv und vorausschauend und bleibst auch während intensiverer Projektphasen zuversichtlich und zuverlässig
• Du fühlst dich sehr sicher in deutscher Sprache und im Formulieren von Texten und hast sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert: Kenntnisse im Zuwendungs- und Vergaberecht

Wir bieten:

• Ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Arbeitsumfeld in einem Großraumbüro in Berlin Mitte, mit wertschätzender und respektvoller Unternehmenskultur innerhalb der Kulturbranche Musik
• Eine hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, die Einrichtung mitzugestalten
• Vergütung und Jahressonderzahlung in Anlehnung an den Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD Bund), EG 8, bei Vorliegen der notwendigen Qualifikation
• Ein befristeter Vertrag für den Zeitraum bis 30.06.2027
• Flexible Arbeitszeitgestaltung mit der Möglichkeit von bis zu 11 Tagen mobilem Arbeiten pro Monat, auch im EU-Ausland
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Diverse Teamevents
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Ökologische Nachhaltigkeit ist uns ein Anliegen, deshalb bieten wir allen Mitarbeiter:innen einen Zuschuss zum Jobticket an
• Ein Employee Assistance Program (EAP)

Uns ist bewusst, dass jede Vita ihren eigenen Weg geht, daher setzen wir nicht zwingend voraus, dass du alle oben genannten Kriterien jetzt schon erfüllst.

Wir befinden uns zudem in einem kontinuierlichen Prozess des Kulturwandels und streben an, gesellschaftliche Vielfalt auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Unterschiedliche Lebenswege und Perspektiven machen uns stärker und besser. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Personen aus gesellschaftlich unterrepräsentierten Gruppen.

Bewerbungen von Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte sind ausdrücklich willkommen und werden bei vorliegend gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Bitte sende uns dazu entsprechende Nachweise mit. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. Rückfragen zur Barrieresituation in Verbindung mit deiner Bewerbung beantwortet gerne unsere Personalabteilung.

Bitte gib im Sinne der allgemeinen Gleichbehandlung in deiner Bewerbung bis auf deinen vollständigen Namen und deine was Rückschlüsse auf deine Herkunft, deine geschlechtliche Identität, dein Alter oder andere persönliche Merkmale zulässt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung in einer zusammenhängenden PDF-Datei inkl. Qualifikationsnachweisen und Abschluss- sowie Arbeitszeugnissen und deinem möglichen Einstiegstermin an: personal(at)initiative-musik.de.

Die Bewerbungsfrist läuft bis zum einschl. . Wir behalten uns vor, bereits vor Fristablauf erste Gespräche zu führen.