Executive Assistant (m/w/d)

Für unseren Kunden, eines der weltweit führenden Executive-Search-Unternehmen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant (m/w/d) für den Standort Frankfurt am Main.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie eine:n Berater:in. Sie koordinieren anspruchsvolle Suchmandate, kommunizieren souverän mit Kunden und Kandidat:innen auf höchster Ebene und sorgen mit Organisationstalent, Diskretion und einem ausgeprägten Serviceverständnis für reibungslose Abläufe.

Die Position eignet sich besonders für Kandidat:innen, die bereits Erfahrung im Executive Search oder in einem anderen anspruchsvollen Professional-Services-Umfeld gesammelt haben und gerne eigenverantwortlich sowie projektorientiert arbeiten.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen eine:n Berater:in bei der Koordination nationaler und internationaler Termine und übernehmen die professionelle Steuerung des Tagesgeschäfts.
• Als zentrale Schnittstelle zwischen Berater:in, Kunden und Kandidat:innen koordinieren Sie laufende Executive-Search-Mandate und behalten Fristen, Termine und nächste Projektschritte zuverlässig im Blick.
• Sie organisieren Interviews und Gespräche, erstellen Reportings und Präsentationen und unterstützen bei der Vorbereitung von Angeboten.
• Sie übernehmen das internationale Reisemanagement einschließlich der Reisekostenabrechnung.
• Sie begleiten die administrativen Prozesse der Mandate bis zum erfolgreichen Projektabschluss und kümmern sich unter anderem um Abrechnungen und die sorgfältige Pflege der Datenbank.
• Sie führen die schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Organisation von Veranstaltungen und übernehmen weitere administrative und organisatorische Aufgaben.
• Digitale Tools sowie moderne IT- und KI-Anwendungen setzen Sie sicher und sinnvoll zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe ein.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondent:in oder Management Assistant, eine Ausbildung in der gehobenen Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium.
• Sie bringen relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder Projektassistenz mit.
• Idealerweise kennen Sie die Abläufe im Executive Search. Alternativ verfügen Sie über Erfahrung in einem anspruchsvollen Professional-Services-Umfeld, beispielsweise in einer Unternehmensberatung, Kanzlei, Wirtschaftsprüfung oder im Financial-Services-Bereich.
• Sie kommunizieren fließend und sehr sicher auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.
• Sie treten jederzeit souverän, verbindlich und professionell auf und verstehen es, vertrauensvolle Beziehungen zu anspruchsvollen
• Diskretion, ein ausgeprägter Qualitätsanspruch und eine hohe Serviceorientierung sind für Sie selbstverständlich.
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und sorgfältig und behalten auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick.
• Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Hands-on- und Can-do-Mentalität aus.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und bringen eine gewisse IT- und KI-Affinität mit.

Das bietet Ihnen unser Kunde

• Eine unbefristete Festanstellung bei einem international führenden Executive-Search-Unternehmen
• Ein attraktives Gehaltspaket mit zusätzlichen Leistungen
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit bis zu drei Homeoffice-Tagen pro Woche
• Eine variable Bonuszahlung am Jahresende
• Deutschlandticket, Restaurantgutscheine und betriebliche Altersvorsorge
• Zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester
• Ein internationales, professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Ein vielseitiges, eigenverantwortliches Aufgabengebiet mit Projektverantwortung und eisen und die Möglichkeit, digitale sowie KI-gestützte Tools aktiv einzusetzen

Interessiert?

Dann senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen gerne an:

Cornelia Murer

• 49 176 7

Auch bei Fragen zu dieser oder zu weiteren Vakanzen können Sie sich jederzeit gerne bei mir melden.

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich und vertrauensvoll durch den gesamten Bewerbungsprozess zu begleiten. Ihre Unterlagen werden selbstverständlich absolut vertraulich behandelt und ausschließlich nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen weitergeleitet.

GREAT MINDS THINK ALIKE – ALIKE Consulting

Ihre Jobsuche startet und endet mit uns. Denn kein Arbeitsplatz gleicht dem anderen – ebenso wenig wie Ihre Persönlichkeit, Ihre Erfahrungen und Ihre Fähigkeiten. Als spezialisierte Personalberatung bringen wir Menschen und Unternehmen zusammen, die fachlich und persönlich zueinander passen.

ALIKE Consulting ist auf die Direktvermittlung im Office- und Assistenzbereich spezialisiert. Dazu gehören insbesondere Positionen als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant, Team- und Partnerassistenz sowie im Office Management und Empfang. Unsere Kunden kommen überwiegend aus den Bereichen Professional Services und Financial Services – vom internationalen Global Player bis zum erfolgreichen mittelständischen Unternehmen.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.