Sekretär / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über uns

FICHTNER - Engineering for a better tomorrow

Seit über 100 Jahren steht Fichtner als unabhängiges Familienunternehmen für Verlässlichkeit, Integrität und eine werteorientierte Unternehmenskultur.

Als Ingenieur- und Beratungsunternehmen arbeiten wir an Lösungen für die großen Themen unserer Zeit – von Energie und Umwelt bis zur Digitalisierung. Unsere Projekte verbinden technische Exzellenz mit gesellschaftlicher Relevanz und bieten Ihnen die Möglichkeit, wirklich etwas zu bewegen.

In internationalen und interdisziplinären Teams profitieren wir von unterschiedlichen Perspektiven – und schaffen so hochwertige, passgenaue Lösungen für unsere Kunden. Sie erwartet ein Arbeitsumfeld, das von Vertrauen, Eigenverantwortung und klaren Zielen geprägt ist. Wir schaffen Orientierung und übertragen Verantwortung – und bieten Ihnen gleichzeitig die Freiräume, Ihre Stärken wirksam einzubringen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben

• Organisationstalent im Geschäftsführungssekretariat Finanzen: Zielorientierte Bearbeitung sämtlicher organisatorischer und administrativer Aufgaben im Bereich Finanzen
• Korrespondenz & Dokumentenmanagement (DE/EN): Erstellung, Bearbeitung und eigenständige Koordination anfallender Korrespondenz sowie Bereitstellung relevanter Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
• Ablagesystem optimieren & pflegen: Kontinuierliche Weiterentwicklung und Pflege des Dokumenten- und Ablagesystems für effiziente Abläufe
• Meeting-Support auf hohem Niveau: Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Termin-/Dokumentenkoordination
• Termine & Reisen professionell steuern: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen sowie Organisation von Dienstreisen
• Informationsbeschaffung & Weitergabe: Bedarfsgerechte Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie strukturierte Weiterleitung an die zuständigen Stellen

Wichtig ist eine tägliche Präsenz vor Ort von Montag bis Freitag.

Ihr Profil

• Ausbildung als Wirtschafts- oder Fremdsprachenkorrespondent:in und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Geschäftsführungssekretariat
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort- und Schrift
• Routinierter Umgang mit modernen Kommunikationsmedien, vor allem mit MS Teams, Outlook und SharePoint
• Selbständig und strukturiert arbeitendes Organisationstalent
• Selbstbewusste und kommunikationsstarke Persönlichkeit
• Hohes Maß an Eigenmotivation, Flexibilität und Belastbarkeit
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität

Unser Angebot

Damit Sie Ihr Potenzial im Projektumfeld von Fichtner voll entfalten können, bieten wir Ihnen:

Langfristigkeit & Perspektive: Sie profitieren von der Stabilität und Verlässlichkeit eines unabhängigen Familienunternehmens sowie von langfristigen Perspektiven und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten.

Verantwortung & Flexibilität: In Ihrer Arbeit genießen Sie hohe Freiheitsgrade und Eigenverantwortung. Zudem bieten wir Ihnen ein flexibles Gleitzeitmodell und 30 Urlaubstage (bei Vollzeitanstellung).

Modernes Arbeiten: Wir stellen Ihnen eine moderne digitale Infrastruktur für mobiles und flexibles Arbeiten zur Verfügung.

Entwicklung & Lernen: Durch eine strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsangebote fördern wir Ihre persönliche und fachliche Entwicklung gezielt.

Mobilität: Wir unterstützen Ihre Mobilität mit einem Zuschuss zum Deutschlandticket, Job-Rad-Leasing sowie unseren gut erreichbaren Standorten.

Gesundheit & Ausgleich: Ein E-Gym Wellpass sowie ein breites Angebot an Firmen- und Sportaktivitäten tragen zu Ihrer Gesundheit und Ihrem Ausgleich bei.

Miteinander & Unternehmenskultur: An unserem Standort in Stuttgart können Sie unsere Betriebskantine nutzen, während wir an anderen Standorten digitale Essensangebote bereitstellen. Unsere regelmäßigen Team- und Firmenevents stärken den Zusammenhalt.