Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Wir schaffen Begegnung. Wir verbinden Menschen, Märkte und Möglichkeiten. Dafür arbeiten bei der Messe Stuttgart Menschen mit Leidenschaft, Ideen und Teamgeist. Werden Sie Teil unseres Teams im Herzen der Metropolregion Stuttgart.

Wir suchen zum befristet bis 31.12.2028 – in Teilzeit 40% (wöchentliche Arbeitszeit ca. 16 h, verteilt auf 2 volle Tage pro Woche) – einen

Office Manager (m/w/d) Geschäftsleitungsbüro

Ihr Einsatzgebiet

Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben.

Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente

Aufgaben

• Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement
• Eigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank
• Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung und Koordination des Bürgschaftsmanagements
• Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte
• Professionelle Koordination und Kommunikation mit internen und externen Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen Institutionen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation oder ein für die Tätigkeit relevantes Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im unmittelbaren Umfeld einer Geschäftsleitung
• Fundierte und breit angelegte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozessen
• Analytisches Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Diskretion
• Sie bringen eine positive, lösungsorientierte Haltung mit und gehen neue Herausforderungen pragmatisch und mit Eigeninitiative an
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Offenheit gegenüber modernen digitalen Arbeitsmitteln
• Sie bringen die notwendige Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeiten und Präsenz mit sowie die Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung

Wir bieten

• Sicherer Arbeitsplatz mit leistungsgerechter Vergütung nach TVöD
• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Jährlich wechselndes Weiterbildungsprogramm
• Finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung
• Bezuschussung des Deutschlandtickets
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Option für ein Dienstrad-Leasing
• Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten
• Vergünstigtes Mittagessen in unserem Messerestaurant
• Messetickets für Sie und Ihre Familie

Weitere Informationen

KG

Jasmine Reimann

Personal & Organisation

Messepiazza 1

70629 Stuttgart

Tel:

www.messe-stuttgart.de