People Operations Specialist (m/w/d)

You will be an important point of contact for our employees and help us maintain and continuously improve our People & Culture processes. As you grow into the role, you’ll have the opportunity to take on additional responsibilities and develop your HR expertise.

Aufgaben

DEINE AUFGABEN

• Du betreust die tägliche HR-Administration entlang des gesamten Employee Lifecycles – vom Onboarding über Veränderungen im Arbeitsverhältnis bis zum Offboarding.
• Du erstellst und pflegst Arbeitsverträge, Vertragsnachträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere HR-relevante Dokumente.
• Du hältst Mitarbeitendendaten, digitale Personalakten, Abwesenheiten und Arbeitszeitinformationen in Personio aktuell und vollständig.
• Du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen, Richtlinien und Benefits.
• Du bereitest abrechnungsrelevante Informationen vor und arbeitest eng mit unserem externen Payroll-Dienstleister zusammen.
• Du unterstützt unsere Recruiting-Aktivitäten, z. B. bei Stellenausschreibungen, Kommunikation mit Bewerbenden und Interviewkoordination.
• Du betreust unsere Benefits für Mitarbeitende und unterstützt bei der Umsetzung und Pflege von HR-Richtlinien und Guidelines.
• Du bereitest HR-Reports und Personaldaten auf und unterstützt bei regelmäßigen Mitarbeitendenbefragungen.Du hilfst dabei, administrative HR-Prozesse und Workflows kontinuierlich zu verbessern und zu digitalisieren und unterstützt unser Management und unsere Team Leads bei organisatorischen People-Themen.

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YOUR RESPONSIBILITIES

• Manage day-to-day HR administration across the entire employee lifecycle, including onboarding, employee changes and offboarding.
• Prepare and maintain employment contracts, contract amendments, certificates and other HR-related documents.
• Maintain accurate employee data, digital personnel files, absence records and working time information in Personio.
• Act as the first point of contact for employees regarding administrative HR matters, policies and benefits.
• Prepare payroll-relevant information and coordinate closely with our external payroll provider.
• Support recruiting activities, including job postings, applicant communication and interview coordination.
• Administer employee benefits and support the implementation and maintenance of HR policies and guidelines.
• Prepare HR reports and employee data and support regular employee surveys.Continuously improve and digitalize administrative HR processes and workflows, while supporting our management and Team Leads with organizational People topics.

Qualifikation

DEIN PROFIL

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder HR-bezogene Ausbildung, ein Studium im Bereich Human Resources, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst erste Berufserfahrung in der HR-Administration oder im allgemeinen HR-Tagesgeschäft mit.
• Du hast ein gutes Verständnis für administrative HR-Prozesse und Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht.
• Du hast Erfahrung mit HR-Systemen; Kenntnisse in Personio sind ein Plus.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und organisiert und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.
• Du bist serviceorientiert, zuverlässig und nahbar und hast Freude daran, Menschen zu unterstützen.
• Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook.
• Du sprichst fließend Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse.

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YOUR PROFILE

• Completed commercial or HR-related vocational training, a degree in Human Resources, Business Administration or a comparable qualification.
• Initial professional experience in HR administration or general HR operations.
• Good understanding of HR administrative processes and basic knowledge of German employment law.
• Experience with HR systems; knowledge of Personio is a plus.
• Strong organizational skills, attention to detail and a structured way of working.
• A service-oriented, reliable and approachable personality who enjoys supporting people.
• High level of discretion and a responsible approach to confidential information.
• Confidence in using MS Office, particularly Excel, Word and Outlook.
• Fluent German and good English skills.

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DAS BIETEN WIR DIR

• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten (inkl. Workation-Möglichkeiten)
• Zusätzliche Urlaubstage
• Benefits-Cafeteria-System
• Flache Hierarchien & kreative Freiheit – deine Ideen zählen!
• Ein Team, das sich gegenseitig unterstützt und Herausforderungen gemeinsam löst
• Karriereentwicklung – Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven
• Regelmäßige Team-Events und ein konstruktives, kollegiales Arbeitsumfeld
• Modernes Arbeitsumfeld

Wir können es kaum erwarten, Dich kennenzulernen!

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WHAT WE OFFER

• Flexible working hours
• Remote work options (including workation opportunities)
• Additional vacation days
• Benefits cafeteria system
• Flat hierarchies & creative freedom – your ideas matter!
• A team that supports each other and solves challenges collaboratively
• Development opportunities
• Regular team events and a constructive, collaborative atmosphere
• Modern office environment

We can't wait to meet you!

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Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation

Posted Nov 01, 2026