Office Manager Sales Assistant (m/w/d)

Ihr Beitrag zu unserer Vision | Ihr Einsatz

Vertriebsunterstützung (Sales Support):

Pflege der Salesforce-Datenbank, Erfassung und Nachverfolgung von Bestellungen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerden sowie Qualitäts- und Regulierungsanfragen, Verwaltung von Gutschriften, Unterstützung bei der Neukundenakquise (Musterversand, Mailings), Vorbereitung von Verkaufsunterlagen und Meeting-Logistik, Erstellung kaufmännischer Dokumente sowie Betreuung von Inside-Sales-Kunden und Pflege des direkten

Vertragsprüfung:

Durchführung, Validierung und Übermittlung von Vertragsprüfungen im ERP-System sowie Aktualisierung von Preisangeboten nach Vorgaben der Vertriebsleitung.

Zahlungsnachverfolgung:

• Abwicklung von Zahlungserinnerungen bei Verzug, Klärung von Rechnung unstimmigkeiten in Abstimmung mit der Buchhaltung und Supply Chain sowie Abstimmung von Maßnahmen mit den Business Development Managern.

Office Management:

• Koordination des täglichen Bürobetriebs (Materialbestand, Post, Geräte, Dienstleister), Verwaltung von Budgets und Spesen, Unterstützung beim Onboarding und in HR-Angelegenheiten, Einhaltung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsrichtlinien sowie allgemeine administrative Betreuung und Meeting-Organisation.

Überzeugt auf ganzer Linie | Ihr Profil

• Nachgewiesene Berufserfahrung (5+ Jahre) im Bereich Office Management oder in einer administrativen Assistenz Rolle.
• Bisherige Erfahrung in einer Vertriebsunterstützungs- oder Kundenservice-Rolle ist sehr wünschenswert.
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; eine weitere Sprache – Französisch – ist ein Plus.
• Vertrautheit mit CRM-Software (z. B. Salesforce, Jump).
• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
• Hohes Maß an Detailgenauigkeit und Sorgfalt.
• Proaktive Einstellung mit ausgeprägten Problemlösungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und mit sensiblen Informationen umzugehen.

Das macht uns aus | Unser Angebot

Das Seppic-Büro der GmbH befindet sich im Zentrum von Köln. Das aufstrebende, elfköpfige Team aus engagierten und erfahrenen Mitarbeitenden ist für die Entwicklung und Betreuung des Geschäfts im Zusammenhang mit dem Verkauf von Seppic-Inhaltsstoffen in Mittel- und Osteuropa in den Märkten für Kosmetik, Pharmazeutika, Nahrungsergänzungsmittel, Veterinärmedizin und Performance Materials verantwortlich.

Unsere Unterschiede machen unsere gemeinsame Leistung aus.

Bei Air Liquide haben wir uns verpflichtet, ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Vielfalt unserer Mitarbeiter*innen, unserer Kunden, Patienten, Interessengruppen und Kulturen auf der ganzen Welt berücksichtigt.

Wir begrüßen und berücksichtigen Bewerbungen von allen qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von ihrem Hintergrund. Wir sind der festen Überzeugung, dass eine vielfältige Organisation den Menschen die Möglichkeit bietet, ihre Talente sowohl individuell als auch gemeinschaftlich zum Ausdruck zu bringen. Und dass sie unsere Innovationsfähigkeit fördert, indem wir unsere Grundsätze leben, für unseren Erfolg handeln und ein engagiertes Umfeld in einer sich wandelnden Welt schaffen.

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Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation

Posted Nov 01, 2026