Office Manager (w/m/x)

Die Position:

Als Office Manager (w/m/x) in unserer Business Unit Food & Nutrition stellst Du gemeinsam mit Deinem Team die operative Leistungsfähigkeit der Business Unit sicher und sorgst für einen exzellenten Kunden- und Lieferantenservice. In einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Vertrieb, Einkauf und Management verantwortest Du effiziente Abläufe, das KPI-Monitoring, die Weiterentwicklung von Prozessen und die Erreichung unserer Serviceziele. Dabei gestaltest Du Prozesse, Systeme und die Zusammenarbeit innerhalb der Business Unit aktiv mit und leistest einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung unserer Strategie.

Wen wir suchen:

Wir suchen eine Persönlichkeit mit

• einer ausgeprägten Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Kunden, Lieferanten und Kollegen
• einer positiven, verlässlichen und pragmatischen Art, die Herausforderungen lösungsorientiert angeht
• Teamspirit, Verlässlichkeit und der Motivation, gemeinsam Erfolge zu erzielen

Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation und kontinuierliche Weiterentwicklung des Back Office Teams innerhalb der Business Unit Food & Nutrition
• Förderung einer ausgeprägten Servicekultur gegenüber Kunden, Lieferanten und internen Schnittstellen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Business Unit / Operations Manager als Prozesse und Systeme
• Unterstützung bei der Steuerung und Auswertung relevanter KPIs wie Auftragsbearbeitung, Antwortzeiten, Reklamationen oder Monatsabschlüssen
• Vertriebs- und einkaufsseitige Betreuung unserer Kunden und Lieferanten entlang der gesamten Auftragsabwicklung
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen, Aufträgen und Reklamationen
• Sicherstellung effizienter und strukturierter Abläufe zwischen Vertrieb, Einkauf, Logistik und weiteren internen Schnittstellen
• Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen sowie aktive Mitgestaltung unserer Arbeitsweise
• Unterstützung bei Reporting-, Forecast- und Planungstätigkeiten
• Verantwortung für Stammdaten sowie die Nutzung und Weiterentwicklung unserer Systeme wie Salesforce und JD Edwards

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst, Customer Service, Einkauf, Supply Chain, Operations oder einem vergleichbaren Umfeld
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Menschen zum Erfolg zu führen ergänzt durch Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Projekten oder Teams
• Hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und internen organisierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Ausgeprägter Teamgeist, Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, gemeinsam anzupacken
• Digitale Affinität und Interesse an modernen Systemen, Prozessen und KI-gestützten Arbeitsweisen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• Mitarbeit in einem kompetenten und kollegialen Team mit flachen Hierarchien
• Attraktiver und moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln oder Hamburg
• Flexible Arbeitszeiten mit erweiterten Möglichkeiten zum Mobile Working
• Moderne IT-Ausrüstung (Diensthandy und Laptop)
• 38,5 Stundenwoche (bei Vollzeit) und 30 Tage Urlaub
• Vielfältige Weiterbildungsangebote und leistungsfördernde Unternehmenskultur
• Förderung von abteilungsübergreifendem Kennenlernen der Kollegen (regelmäßige Mitarbeiter- und Team-Events)
• Vermögenswirksame Leistungen und ein attraktiver Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Monatlicher steuerfreier Sachbezug als Gutschein in Höhe von 50,00€ oder eine Urban Sports Club Mitgliedschaft M

Weitere Informationen

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann würden wir Dich gerne kennenlernen! – Jetzt bewerben

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Bei Rückfragen zu dieser Position steht Dir Jennifer Rehberg unter der zur Verfügung.

IMCD Deutschland GmbH – Human Resources - Konrad-Adenauer-Ufer 41-45 - 50668 Köln - www.imcdgroup.com

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Posted Nov 01, 2026

Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation