Assistant to VPs (all genders) – VERTIGO – Universal Music GmbH

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt als Assistant die zwei Vice Presidents und das gesamte Label Vertigo bei organisatorischen Themen
• Für die Vice Presidents übernimmst Du außerdem das Office Management – dazu zählen u.a.: Terminmanagement, Reiseplanung und –abrechnung, Erstellung von Präsentationen, Überwachung von Deadlines
• Du übernimmst die Einarbeitung und Betreuung von Werkstudent:innen und Praktikant:innen
• Du koordinierst die Reisen der VPs bspw. zu Videodrehs, Fotoshootings und Veranstaltungen wie Listeningsessions
• Als Schnittstelle nach In- und Extern versorgst Du alle relevanten pflegst Künstler:innen, Geschäftspartner:innen und übernimmst teilweise auch die Künstler:innenbetreuung
• Administrative Tätigkeiten, wie Rechnungserstellung und -bearbeitung, Masterorganisation und Masterversand, Archivierung der Master von Veröffentlichungen gehören ebenso in Deinen Aufgabenbereich

Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing / Medien / Kommunikation oder über eine kaufmännische Ausbildung
• Du konntest bereits erste Erfahrungen als Assistenz oder im Office Management sammeln
• Mit den MS-Office Programmen bist Du vertraut und hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten
• Du verfügst bereits über Erfahrungen im Umgang mit verschiedensten Persönlichkeiten
• Mit Deinen sehr guten Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch kommunizierst Du sicher in sympathischer Weise mit unseren Geschäftspartner:innen, Künstler:innen und Kolleg:innen
• Du begeisterst Dich für Musik aus den unterschiedlichsten Genres

Deine Persönlichkeit ist gefragt:

• Deine Arbeitsweise ist organisiert und strukturiert
• In der Ruhe liegt die Kraft – Kurze Timings, eigenständiges Arbeiten und Prioritätensetzung bringen Dich nicht aus der Fassung - auch in unvorhergesehenen Situationen behältst Du stets einen kühlen Kopf
• Du liebst die Themenvielfalt, häufige Ablaufänderungen und kannst mit kurzen Deadlines umgehen
• Du bist ein:e absolute:r Teamplayer:in und gewinnst aufgrund Deines integrativen, empathischen und kommunikativen Wesens schnell das Vertrauen der Kolleg:innen und Partner:innen
• Du besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstler:innen, Medienpartner:innen, Managements sowie Geschäftspartner:innen und behältst stets einen kühlen Kopf in unvorhergesehenen Situationen
• Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle
• Proaktives, mitdenkendes und vorausschauendes Arbeiten zeichnen Dich aus

Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur:

• Creativity – Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs
• Connection – We are ONE team
• Passion – Music is our first love
• Responsibility – It’s up to us
• Diversity – Music is universal
• Factuition – Guided by head AND heart

Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist:

• Spüre die Musik! - Dank eines Konzertkartenbudgets, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschiedenen internen Veranstaltungen
• Gemeinsam für Musik! - Wir setzen auf persönlichen Austausch und kreative Zusammenarbeit vor Ort, deshalb verbringen wir unseren Arbeitsalltag den Großteil der Woche im Office - mit regelmäßigen Möglichkeiten, auch mobil zu arbeiten
• Zeit zum Durchatmen! - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie zusätzlichen festgelegten Betriebsschließungstagen
• Sei mobil! - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job-Rad Leasing Angebot
• Wachse mit uns! - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter
• Achte auf Dich! - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coaching-Angebote

#joinuniversalmusic

Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort Deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.

MUSIC IS UNIVERSAL!

Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten - unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, körperlichen/geistigen Fähigkeiten oder sexueller Orientierung.

Solltest Du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, da Du bspw. nicht 100% der Anforderungen erfüllst, möchten wir Dich ermutigen, es dennoch zu versuchen!

#YOUatUMG

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Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation

Listed on a job portal Nov 11, 2026

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