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Assistenz (m/w/d) Projektabwicklung & Niederlassungsorganisation

Posted Oct 21, 2026

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HAPEKO Hanseatisches Personalkontor

Hamburg

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€42,000 to €58,000/yr

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HAPEKO vertritt als Deutschlands führende Personalberatung für Fach- und Führungskräfte in exklusiver Zusammenarbeit folgendes Mandat:

Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen im Bauwesen, das sich auf anspruchsvolle Leistungen rund um die Erhaltung, Instandsetzung und den Schutz von Bauwerken spezialisiert hat. Mit hoher technischer Kompetenz, langjähriger Erfahrung und einem ausgeprägten Qualitätsanspruch realisiert das Unternehmen vielseitige Projekte für gewerbliche und öffentliche Auftraggeber. Dabei stehen Verlässlichkeit, wirtschaftliches Handeln und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Die Niederlassung in Hamburg zeichnet sich durch kurze Abstimmungswege, ein kollegiales Miteinander und die enge Zusammenarbeit zwischen kaufmännischen und technischen Fachbereichen aus.

Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Vollzeit eine engagierte Assistenz (m/w/d) für die Projektabwicklung und Niederlassungsorganisation.

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung, Niederlassungsleitung und Verwaltung. Sie sorgen für reibungslose kaufmännische Abläufe, behalten Kosten und Abrechnungen im Blick und tragen damit unmittelbar zum wirtschaftlichen Erfolg der Niederlassung bei. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und bringen idealerweise Erfahrung aus dem Bauwesen oder einem projektorientierten Umfeld mit? Sie arbeiten strukturiert, haben Freude am Umgang mit Zahlen und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit erfordern? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit der Referenz NRI26-185736

Aufgaben

Kaufmännische Begleitung und Unterstützung der Projekt- und Bauleitung bei der Abwicklung anspruchsvoller Bau- und Instandsetzungsprojekte

Unterstützung bei der Auftragsanlage, Auftragsverwaltung und termingerechten Projektabrechnung

Überwachung von Projektkosten, Auftragsständen und relevanten Kennzahlen sowie Erstellung von Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen

Prüfung, Bearbeitung und Zuordnung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Unterstützung im Forderungsmanagement

Kaufmännische Abwicklung von Bestellungen und Beauftragungen sowie Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Nachunternehmern

Erstellung kaufmännischer Berichte und Auswertungen sowie Mitwirkung bei Monatsabschlüssen und Budgetplanungen

Organisation und Pflege der digitalen Projekt- und Auftragsdokumentation sowie allgemeine kaufmännische Verwaltung der Niederlassung

Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Niederlassungsleitung, den technischen Projektverantwortlichen und der zentralen Verwaltung

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung beispielsweise als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Studium
Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion - idealerweise als Projektassistenz oder Projektkaufmann/frau im Bauwesen oder in einem projektorientierten Unternehmen
Gutes kaufmännisches Verständnis sowie idealerweise Kenntnisse in der Projektabrechnung, Kostenkontrolle oder Auftragsabwicklung
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; Erfahrung mit ERP- oder Projektabrechnungssystemen ist von Vorteil
Ausgeprägtes Zahlenverständnis, Kostenbewusstsein und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
Organisationstalent und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben eigenständig zu priorisieren und zuverlässig zu bearbeiten
Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit kaufmännischen und technischen Verantwortungsbewusstsein und Verbindlichkeit sowie eine pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise

Sicheres Anstellungsverhältnis in einem kerngesunden, zukunftsfähigen Unternehmen
Vielseitiges Aufgabengebiet bei einem werteorientierten Arbeitgeber
Möglichkeiten eigene Ideen zu Prozessverbesserungen einzubringen
Kollegiale Arbeitsatmosphäre
Entwicklungsperspektive innerhalb des Unternehmens
Regelmäßige Firmenveranstaltungen
Hundefreundlicher Arbeitgeber
Moderne Arbeitsatmosphäre und Büroausstattung
30 Tage Urlaub
Attraktive Vergütung

sungsorganisation mit der Job-Nr. 26-185736 wird von HAPEKO Hamburg (DE) betreut.

Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsformular.

Weitere Informationen finden Sie auch bei HAPEKO Hamburg (DE) .

Referenz-Nr.26-185736

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Job facts

Employer: HAPEKO Hanseatisches Personalkontor
Role: Assistenz (m/w/d) Projektabwicklung & Niederlassungsorganisation
City: Hamburg
Work mode: not stated
Language: German
Seniority: not stated
Posted: Oct 21, 2026
Source: XING

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Full-time reference: €44,000–€58,000/year

Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation