Event-Planung: Du planst und organisierst interne und externe Events.
Reise- & Terminkoordination: Du organisierst Reisen, koordinierst Termine und nimmst eingehende Anrufe für Sales & Marketing zentral entgegen.
Präsentationen & Angebote: Du erstellst und bereitest Präsentationen und Angebote visuell auf, mit ausgeprägtem Gespür für Gestaltung.
CRM-Pflege: Du pflegst und aktualisierst Leads und Daten im CRM-System strukturiert.
Werbemittel: Du unterstützt die kreative Gestaltung von Werbemitteln für ein stimmiges Erscheinungsbild und organisierst die Werbemittelbestellungen.
Office Management Standort Berlin:
Gesamtverantwortung: Du trägst die Verantwortung für einen professionellen, strukturierten und repräsentativen Büroalltag am Standort Berlin und sorgst für ein funktionierendes, serviceorientiertes Arbeitsumfeld für Mitarbeitende, Gäste und Kund:innen.
Office-Organisation: Du steuerst die operativen Office-Themen wie Arbeitsplätze, Meetingräume, Infrastruktur, Dienstleister und Büroorganisation.
Kostenmanagement: Du planst, kontrollierst und optimierst die Office-Kosten, z. B. für Büromaterial, Verpflegung, Dienstleistungen und Ausstattung.
Hardware & IT: Du verantwortest das Hardwaremanagement und koordinierst organisatorische IT-Themen im Office-Alltag.
On- & Offboarding: Du organisierst On- und Offboarding-Prozesse strukturiert in enger Zusammenarbeit mit HR und IT.
Standortübergreifende Abstimmung: Du stimmst dich mit den Office Manager:innen der Standorte München, Innsbruck und Lissabon ab.
Das bringst du mit
Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine kaufmännische oder administrative Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung in Teamassistenz, Administration oder Office Management.
Organisationserfahrung: Du hast Erfahrung in der Organisation von Terminen, Reisen und Events.
Microsoft 365 & CRM: Du beherrschst Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams, sicher und hast erste Erfahrung mit CRM-Systemen.
Sprache & Kommunikation: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizierst serviceorientiert.
Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig, priorisierst gut und gehst vertraulich mit Informationen um.
Kreativität & Design: Du hast ein kreatives Gespür und ein gutes Auge für Gestaltung, idealerweise mit Erfahrung in Canva.
Weitere Informationen
Idealerweise in Teilzeit mit 25 - 32 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag.
Voraussetzung: mindestens 4 Tage pro Woche im Office vor Ort in Berlin.
Deine Senior Talent Acquisition Managerin
Über uns
Dich erwartet bei uns:
Standorte im Herzen von München, Berlin, Lissabon & Innsbruck
Eine unglaublich herzliche und warme Arbeitsatmosphäre sowie ein internationales und hochprofessionelles Team, das sich sehr auf dich freut
Die Möglichkeit, mit verschiedenen KI-Tools zu arbeiten und gemeinsam mit uns neue Ideen und Lösungen zu entwickeln
Eine klare Home Office Regelung (abgestimmt auf die Funktion)
Flexible Arbeitszeiten mit einer Kernarbeitszeit von 10:00 – 16:00 Uhr und viel Freiraum für selbstständiges & eigenverantwortliches Arbeiten
Dein eigenes Weiterbildungsbudget sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten
Eine Travel Industry Card mit zahlreichen Hotel- und sonstigen Reisevergünstigungen
Einen Zuschuss zum Deutschlandticket von 46,55 € ODER Zuschuss zum Firmenfitnessangebot EGYM Wellpass
Direkter Zugang zu einer Plattform mit Angeboten im Bereich Mental Health, um nachhaltig Wohlbefinden und Resilienz zu steigern
Spannende Team-Events und gemeinsame "Nachtflüge"
Außerdem ein strukturierter und auf dich abgestimmter Onboarding Prozess, regelmäßige Feedback Gespräche
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Für Deine Bewerbung benötigen wir im ersten Schritt lediglich Deinen aussagekräftigen Lebenslauf. Ein Anschreiben ist nicht erforderlich.
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