BaehrBots ist ein Energiehandelsunternehmen aus Dresden. Als direktes Mitglied der EPEX SPOT handeln wir Strom mit unserem selbst entwickelten Algotrader und bauen parallel eigene Batteriespeicherprojekte auf. Auch unsere KI-Agenten haben wir selbst entwickelt: Sie unterstützen uns rund um die Uhr, von der Finanzübersicht über die Qualitätskontrolle bis zur Koordination im Team. Bei uns erleben Sie echtes Start-up-Leben: ein internationales Team, Innovation statt Bürokratie und Ideen, die direkt in der Praxis ankommen.
Ihre Rolle
Sie sind die rechte Hand des Geschäftsführers und die organisatorische Schaltzentrale von BaehrBots. Als Organisationstalent mit Allround-Profil behalten Sie alle Bereiche im Blick, von Finanzen und Verträgen über Personal bis zu Behörden und Office. Sie erinnern die Geschäftsführung proaktiv an alles, was im Tagesgeschäft untergehen könnte, und sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Prioritäten verlässlich sitzen. Unsere KI-Agenten nehmen Ihnen dabei Routine ab, etwa indem sie fehlende Belege automatisch melden. Sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.
Aufgaben
Ihre Aufgaben
Kommunikation: Sichten und Vorbereiten der Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon, Entwürfe und Antworten; erste Anlaufstelle für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Pflege unserer n, Zusagen und Fristen im Blick und erinnern die Geschäftsführung rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibt
Kalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Nachhalten von Beschlüssen
Buchhaltung & Zahlungsverkehr: Laufende Pflege von DATEV, Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Transaktionen, Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, offene Posten und Mahnwesen
Finanzübersichten: Zahlungs- und Liquiditätsübersichten sowie monatliche Auswertungen für die Geschäftsführung; Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbüro und Banken
Verträge & Compliance: Vertragsverwaltung, Überwachung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Meldefristen, Versicherungen, Unterschriftenmappen, Pflege von Datenschutz- und Compliance-Unterlagen
Behörden, Prüfungen & Förderung: Zusammenstellen von Unterlagen für Finanzamt, Zoll und andere Behörden; Unterstützung bei Förder- und Finanzierungsanträgen
Personal: Organisation von Bewerbungsprozessen, On- und Offboarding, Pflege der Personalakten, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Vorbereitung der Lohnabrechnung
Reisen & Events: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen; Organisation von Team-Events, Partnertreffen und Messebesuchen
Office, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware und Softwarelizenzen
Unterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention und Nachverfolgung von Aufgaben über alle Teams hinweg
Qualifikation
Ihr Profil
Das bringen Sie mit
Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fach, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office-Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle
Grundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie ein sicherer Umgang mit Zahlen
Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift
Sehr sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack
Absolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
Allround-Mentalität: Sie denken mit, arbeiten proaktiv und behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
Klare, ehrliche Kommunikation und ein sicheres Gespür für die Grenze zwischen „erledigen“ und „erst rückfragen“
Ein Plus
Englischkenntnisse
Praxiserfahrung mit DATEV
Erfahrung in einem regulierten Umfeld (Energie, Finanzen, Recht, Beratung)
Erfahrung mit Behörden, Notariaten und Steuerberatung
Erfahrung mit KI-gestützten Werkzeugen und Freude daran, Routinearbeit zu automatisieren
Führerschein Klasse B
Benefits
Was wir bieten
Wettbewerbsfähiges Gehalt mit echter Perspektive: Je nach Leistung sind Boni, Gehaltserhöhungen und Beförderungen möglich
Eine Schlüsselrolle mit Einblick in alle Bereiche eines wachsenden Energieunternehmens
KI-Agenten als Kollegen , die Ihnen Routinearbeit abnehmen
Viel Raum für Entwicklung: persönlich und fachlich, mit monatlichen Entwicklungsgesprächen und klaren Zielen
Weiterbildungsbudget und Zeit für Fortbildung, ob Sprachkurs, KI-Werkzeuge oder Assistenz-Zertifikat: alles, was Sie weiterbringt
Workshops, Messen und Konferenzen , z. B. ees Europe in München, E-world in Essen oder WeAreDevelopers World Congress in Berlin
26 Tage Urlaub , sechs Tage mehr als gesetzlich vorgeschrieben
MacBook und Firmen-SIM-Karte mit unbegrenztem Datenvolumen bei voller Geschwindigkeit, beides auch zur privaten Nutzung
Internationales, hochmotiviertes Team mit regelmäßigen Team-Events
Flexible Arbeitszeiten
Moderner Arbeitsplatz in zentraler, gut angebundener Lage in Dresden
Bewerbung
Klingt nach Ihnen? Dann senden Sie uns Ihren Lebenslauf. Ein Anschreiben ist kein Muss, hilft uns aber sehr, Ihre Ziele und Vorstellungen kennenzulernen. Auch Empfehlungsschreiben und Zeugnisse sind willkommen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Find more English Speaking Jobs in Germany on Arbeitnow
We show an excerpt and a link, and the full text when the source allows it. Brands and logos shown belong to their owners.
