Assistent*in des Prorektorats (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten: Ablage von Unterlagen, Postbearbeitung und Weiterleitung per Scan, Bearbeitung des Email-Postfachs, Begrüßung von Gästen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen etc.
• Organisation von Terminen und Meetings: u.a. Terminabfragen, Organisation und Durchführung von Raumbuchungen in der Raumbuchungssoftware Asimut und ggf. Buchung externer Räumlichkeiten
• Kommunikation im Haus: Versand von Mails an vorgegebene Verteiler, Versand von Tagesordnungen, Protokollen etc.
• Informationsbeschaffung im Haus (u.a. Nachfragen tätigen und verwalten)
• Assistenz beim Verfassen von Texten (Mails, Vorschläge, Beschlüsse), Vorbereitung von Präsentationen, Recherche im Internet und anderen Quellen zu bestimmten Themen und Zusammenfassung/Aufbereitung der Ergebnisse, Verfassen von Protokollen
• Unterstützung in der Nutzung der hochschuleigenen Internetnutzungen (Ilias, Asimut, Sciebo, B-ite, etc)

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) wünschenswert, alternativ vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und gutes Selbst- und Zeitmanagement
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint) sowie Outlook
• Bereitschaft zur Einarbeitung in die o.g. Software
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau mind. C1) und gute Englischkenntnisse (Sprachniveau B2), jeweils in Wort und Schrift
• Die Arbeit erfolgt in der Regel vormittags. Die Bereitschaft für Sitzungen ca. 2x pro Monat nachmittags zu arbeiten, wird erwartet.
• Affinität für Musik und Tanz ist von Vorteil

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Weitere Informationen

Bei Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung nach Entgeltgruppe 6 TV-L . Es handelt sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit mit 50,00 % , dies entspricht derzeit 19,915 Stunden/Woche . Bitte gleichen Sie vor Übersendung Ihrer Bewerbung Ihre Gehaltsvorstellung mit den durch den TV-L vorgegbenen Möglichkeiten ab. Informationen finden Sie mit einem Klick hier: Entgelttabelle TV-L .

Die HfMT Köln liegt als internationale und weltoffene Einrichtung direkt im Herzen von Köln. Sie bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie begrüßt daher alle Bewerber*innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie die Bewerbung von Menschen mit Migrationsgeschichte und People of Color.

Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte sind willkommen und werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Neben der Fortbildung ihrer Beschäftigten ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für die HfMT Köln ein wichtiges Anliegen. Daher profitieren die Beschäftigten von gleitenden Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, mobiler Arbeit, den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung usw.) sowie von betrieblichen Sportangeboten.

Bitte bewerben Sie sich (einschließlich Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) bis zum 16.09.2026 über unser Online-Bewerbungsportal . Bewerbungen in Papierform oder per Email können nicht berücksichtigt werden. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 39 und 40 statt.

Für Fragen zu den Aufgaben wenden Sie sich bitte an Prorektor Paul van Zelm: .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation

Posted Nov 01, 2026