Chief of Staff (m/w/x)

Das ist weder eine Assistenzrolle noch ein reiner Strategie-Job. Du schreibst nicht die Folie über den Prozess. Du baust den Prozess und, wo es Sinn ergibt, den Agenten, der ihn ausführt.

Your tasks

Operations & Organisation für Scale

• Du nimmst unsere Kernprozesse auseinander (Angebot bis Rechnung, Kampagnen-Go-live, Content-Produktion, Reporting) und baust sie neu: klare Ownership, saubere Übergaben, messbare Durchlaufzeiten.
• Du etablierst unseren Operating Rhythm: OKR-Prozess mit Owner pro Key Result, Leadership-Meetings, KPI-Reviews, nachvollziehbare Entscheidungen.
• Du professionalisierst die Organisation: Rollen und Verantwortlichkeiten, ein Tool-Stack, der zusammenspielt (ClickUp, Notion, Metabase, CRM), und genau die Regeln, die wir brauchen. Nicht mehr.
• Gemeinsam mit Finance und externen Partnern machst du Backoffice-Prozesse wie Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Abschluss-Zulieferung robust.

Automatisierung & AI-Workflows

• Du verantwortest unsere AI-native-Agenda: In jedem Team identifizierst du die Workflows mit dem größten Hebel, automatisierst sie und misst die Wirkung (Zeit, Fehlerquote, Durchlaufzeit).
• Du baust selbst: Agenten und Automationen mit LLM-APIs (z. B. Claude), n8n, Make oder Zapier, Skripten und Schnittstellen zwischen unseren Systemen. Bei größeren Vorhaben steuerst du Product und Engineering.
• Du sorgst dafür, dass jede Automation dokumentiert ist, überwacht wird und einen Owner hat, statt nach drei Monaten still kaputtzugehen.

Strategische Sonderprojekte

• M&A & Post-Merger-Integration: Du begleitest Zukäufe von der Due Diligence bis zur Integration. Teams, Kunden, Plattformen, Inhalte und Prozesse führst du mit einem 100-Tage-Plan und klaren Synergiezielen zusammen.
• Internationalisierung: Du bereitest den Markteintritt außerhalb von DACH vor: Business Case, Markt- und Partneranalyse, operatives Playbook.
• Themen, die heute niemand im Team ownt, die aber jemand ownen muss.

Führung

• Du führst Teams und Projektgruppen bereichsübergreifend, je nach Phase auch interimistisch, etwa ein integriertes Team nach einem Zukauf.
• Du forderst Teamleads heraus, ambitionierte Ziele zu setzen, und hältst nach, dass sie erreicht werden.

Fundraising & Investor Relations

• Du unterstützt die Gründer bei Finanzierungsrunden: Equity Story, Finanzmodell, Datenraum, Due-Diligence-Fragen.
• Du verantwortest Board-Unterlagen und das monatliche Investoren-Reporting inhaltlich mit.

Your profile

• Operator: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, davon mehrere Jahre in operativer Verantwortung, z. B. in Operations, BizOps oder Founder's Office eines Scale-ups, als Gründer oder nach einem Start in Beratung, PE oder VC mit Wechsel ins Operative. Du hast Operations nachweislich auf- oder umgebaut, nicht nur analysiert.
• Automator: Du kannst konkrete Prozesse zeigen, die du automatisiert hast, mit Vorher und Nachher. Du arbeitest sicher mit Low-Code-Tools und APIs. SQL oder Python sind ein Plus.
• AI-native: Du nutzt AI nicht als besseres Google. Du hast Workflows gebaut, in denen LLMs echte Arbeit übernehmen (Agenten, Integrationen, Kontext- und Prompt-Design, Qualitätskontrolle), und weißt, wo sie scheitern.
• Analytisch & strukturiert: Du zerlegst unklare Probleme schnell, rechnest Business Cases selbst und entscheidest auf Basis von Daten, auch wenn sie unvollständig sind.
• Führung: Du hast Teams oder bereichsübergreifende Projekte geführt und bringst Menschen dazu mitzuziehen, auch ohne disziplinarische Linie.
• Doctorflix-DNA: Drive (du willst das Ergebnis und gehst dafür die Extrameile), Hands-on (Pragmatismus vor Perfektion), Proaktivität (du wartest nicht auf Aufträge) und eine Neugier, von der das Team etwas lernen kann.
• Sprachen: Deutsch und Englisch fließend.

Why us?

• Hebel: Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern, Einblick in Board, Investoren und M&A. Entscheidungen fallen in Tagen, nicht in Quartalen.
• Impact: Unsere Fortbildungen erreichen Zehntausende Ärzte in DACH und damit die Versorgung ihrer Patienten.
• Entwicklung: Die Rolle ist ein Sprungbrett. Je nachdem, wie du und das Unternehmen sich entwickeln, kann daraus eine Leitungsrolle werden, etwa in Operations oder für einen neuen Markt.
• Spielraum für AI: Freiheit, neue Tools zu testen und einzuführen.
• Benefits: Attraktives Gehaltspaket inkl. Aktienpaket (VSOP) sowie Urban Sports Club.
• Team & Ort: Office in der Kulturbrauerei (Prenzlauer Berg), regelmäßige Team-Events.

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Source: Statistisches Bundesamt (Destatis), table; dl-de/by-2-0; StarIn's calculation

Posted Nov 01, 2026

Posted Nov 01, 2026