Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Wir schaffen Begegnung. Wir verbinden Menschen, Märkte und Möglichkeiten. Dafür arbeiten bei der Messe Stuttgart Menschen mit Leidenschaft, Ideen und Teamgeist. Werden Sie Teil unseres Teams im Herzen der Metropolregion Stuttgart.

Wir suchen zum befristet bis 31.12.2028 – in Teilzeit 40% (wöchentliche Arbeitszeit ca. 16 h, verteilt auf 2 volle Tage pro Woche) – einen

Office Manager (m/w/d) Geschäftsleitungsbüro

Ihr Einsatzgebiet

Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben.

Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente

Aufgaben

• Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement
• Eigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank
• Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung und Koordination des Bürgschaftsmanagements
• Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte