Sekretariat – Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)

Einleitung

Wir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen.

Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander.

Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.

Sekretariat – Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)

Unbefristet · Vollzeit (40 Std./Woche) · ab sofort oder nach Vereinbarung · Köln Rheinauhafen

Aufgaben

• Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innen
• Sie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum Abschluss
• Sie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innen
• Sie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um Zahlungserinnerungen
• Sie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere Kundenstammdaten
• Bei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor Ort
• Sie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vor

Profil