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Teamassistenz Marketing & Administration (m/w/d)

Veröffentlicht am 02. Okt. 2026

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Hays Professional Solutions GmbH

München

DeutschAusbildungFließend Deutsch (C1+)

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Gehalt (Schätzung)

Vollzeit-Referenzwert: etwa 43.000 €/Jahr

Über diese Stelle

Ihre Vorteile:

30 Tage Urlaub
Arbeit in einem internationalen Unternehmen

Ihre Aufgaben:

In dieser Rolle unterstützen Sie das Marketing- und Administrationsteam im operativen Tagesgeschäft und tragen zu einem reibungslosen Ablauf interner Prozesse bei
Ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Unterstützung bei der Erstellung und Koordination von Verträgen. Hierbei arbeiten Sie mit bestehenden Templates und definierten Prozessen
Darüber hinaus organisieren und koordinieren Sie Kongresse, Veranstaltungen und interne Meetings und unterstützen bei deren Vor- und Nachbereitung
Die Abstimmung und Nachverfolgung von Rechnungen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Kommunikation mit internen und externen für eine effiziente Kalender- und Ressourcenplanung innerhalb des Teams
Zudem erstellen Sie Meeting-Agenden, führen Protokolle und stellen eine strukturierte Dokumentation relevanter Inhalte sicher
Im Marketingumfeld unterstützen Sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Umsetzung kleinerer Marketingmaßnahmen

Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium sind willkommen, entscheidend ist jedoch Ihre praktische Erfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen
Für diese Position bringen Sie idealerweise Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, beispielsweise im Marketing-, Vertriebs-, Market-Access- oder Pharmaumfeld
Erfahrung in der Organisation von Kongressen, Veranstaltungen oder Meetings sowie in der Koordination administrativer Prozesse ist von Vorteil
Sie verfügen über ein gutes Verständnis für Rechnungsprozesse, Terminmanagement und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Schnittstellen
Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich, erste Erfahrungen mit Microsoft Viva und KI-gestützten Tools sind wünschenswert
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen die Kommunikation in einem internationalen Umfeld
Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick
Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, hohe Motivation sowie Freude an organisatorischen und koordinativen Aufgaben zeichnen Sie aus
Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Kulturen und Persönlichkeiten sowie eine offene und teamorientierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab

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Teamassistenz Marketing & Administration (m/w/d)

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