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Executive Assistant / Office Management (m/w/d) – Teilzeit 20 Std.

Veröffentlicht am 30. Okt. 2026

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Forschungsdock CRO GmbH

Rellingen

DeutschTeilzeitFließend Deutsch (C1+)

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Gehalt (Schätzung)

Vollzeit-Referenzwert: etwa 46.000 €/Jahr

Über diese Stelle

Einleitung

Forschungsdock ist eine Clinical Research Organization (CRO) in Rellingen bei Hamburg. Wir planen, betreuen und dokumentieren klinische Studien für Pharma-, Biotech- und Medizintechnikunternehmen als Full-Service-CRO – von der Protokollentwicklung über Monitoring und Datenmanagement bis zum Abschlussbericht, in den Phasen I bis IV ebenso wie für Medizinprodukte.

Unser Team ist klein und erfahren: Mehrere Kolleg:innen bringen mehr als 20 Jahre klinische Forschung mit. Was uns leitet, steht auch auf unserer Website: Klarheit und Menschlichkeit in der Kommunikation – untereinander und mit unseren Kunden. Gegründet und geführt wird Forschungsdock von Dr. Christoph Ortland.

Mehr über uns: www.forschungsdock.com

Aufgaben

Sie halten unserem Geschäftsführer den Rücken frei: Termine, Reisen, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Nachhalten von Entscheidungen und Fristen.
Sie führen das Büro in Rellingen – Post, Material, Räume, Empfang, Verträge mit Dienstleistern wie Reinigung, Versorgung und Telefonie – so, dass niemand darüber nachdenken muss.
Sie sind Ansprechperson für unseren externen IT-Dienstleister: Tickets, Zugänge, Equipment-Bestellungen, Koordination von Wartung und Umstellungen.

Sie organisieren Team-Veranstaltungen, Kunden- und Prüfzentrumstermine, Messen und Schulungen – von der Planung bis zur Abrechnung.

Sie bereiten die Buchhaltung vor: Rechnungen sammeln, prüfen, freigeben lassen und weiterleiten, Reisekosten, Ablage – als Schnittstelle zu Steuerberatung und Lohn.

Sie unterstützen bei HR-Themen wie Administration sowie On- und Offboarding (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment, Unterlagen) in Abstimmung mit HR.

Sie unterstützen Fachteams und Projekte nach Bedarf – Dokumente, Vorlagen, Termine, Kommunikation mit Partnern.

Mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant und im Office Management auf Senior-Niveau – Sie haben Dinge selbst entschieden, nicht nur ausgeführt.
Organisationstalent, Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verbindlichkeit – Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
Sicher in Microsoft 365, Affinität zu digitalen Tools und Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern.
Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.
Ein Plus, aber kein Muss: Erfahrung im Pharma-, CRO- oder Life-Science-Umfeld.

Eine neu geschaffene Position mit direktem Draht zur Geschäftsführung – Sie entscheiden mit, wie Büro und Organisation bei uns laufen.
20 Stunden an fünf Tagen: Sie sind jeden Tag ansprechbar, ohne dass die Rolle Ihren ganzen Tag füllt.
Vertrauensarbeitszeit und mobiles Arbeiten nach Absprache (bis zu zwei Tage pro Woche) – Basis ist unser Büro in Rellingen.
Ein kleines, fachlich starkes Team, in dem Ihre Arbeit sichtbar ist – und am Ende Patient:innen erreicht.
30 Tage Urlaub, moderne Ausstattung.

Weitere Informationen

20 Stunden an fünf Tagen.

Wir zeigen einen Auszug und einen Link je Anzeige, und den vollen Text, wenn die Quelle es erlaubt. Genannte Marken und Logos gehören ihren Inhabern.

Eckdaten der Stelle

Arbeitgeber: Forschungsdock CRO GmbH
Position: Executive Assistant / Office Management (m/w/d) – Teilzeit 20 Std.
Stadt: Rellingen
Arbeitsmodell: nicht angegeben
Sprache: Deutsch
Erfahrungsstufe: nicht angegeben
Veröffentlicht: 30. Okt. 2026
Quelle: StepStone

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