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Office Manager (w/m/x)

Veröffentlicht am 26. Okt. 2026

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IMCD Deutschland GmbH

Köln

DeutschAusbildungFließend Deutsch (C1+)

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Über diese Stelle

Office Manager (w/m/x)

Business Unit: Food & Nutrition

Standort: Köln, Hamburg

IMCD Group mit Hauptsitz in Rotterdam, Niederlande, ist ein weltweit führender Partner für Distribution und Formulierung von Spezialchemikalien und Ingredienzen. Wir sind ein starker, innovativer Geschäftspartner und Lösungsanbieter für Hersteller von Konsum-, Industrie- und Gebrauchsgütern in zahlreichen Geschäftsbereichen: Advanced Materials, Beauty & Personal Care, Coatings & Construction, Food & Nutrition, Home Care I&I (Industrial & Institutional), Industrial Solutions, Lubricants & Energy, and Pharmaceuticals.

In enger Partnerschaft mit unseren Lieferanten bieten wir ein umfassendes Produktportfolio. Mit über 80 Anwendungslaboren in 60 Ländern entwickeln wir gemeinsam Formulierungen und bieten Lösungen, die es unseren Geschäftspartnern ermöglichen, Produkte herzustellen, die einen positiven Einfluss auf die Welt von heute und morgen haben. Unsere Teams konzentrieren sich auf kommerzielle und operative Exzellenz und nutzen die besten digitalen und logistischen Instrumente, um für unsere Partner A World of Opportunity zu eröffnen.

Im Jahr 2025 erwirtschaftete IMCD mit über 5.200 Mitarbeitenden einen Umsatz von 4.779 Millionen Euro. Die Aktien der IMCD N.V. sind an der Euronext Amsterdam notiert (Symbol: IMCD) und im niederländischen ESG AEX Index enthalten – als eines von 25 Unternehmen innerhalb der AEX- und AMX-Indizes, die die besten ESG-Initiativen durchführen.

1996 eröffnete IMCD Deutschland als eine der ersten Tochtergesellschaften seinen Hauptsitz in Köln. Dieser wird durch einen strategischen Standort in Hamburg ergänzt. Deutschlandweit arbeiten aktuell rund 270 Experten an immer neuen Lösungen für den Erfolg unserer Geschäftspartner.

Entfalte ein neues Element, Element [E]

IMCD hat das Periodensystem um ein neues, bisher fehlendes chemisches Element erweitert: Element [E]. Es steht für unsere Employees (Mitarbeitenden) und ihren Entrepreneurial mindset (Unternehmergeist). Sie sind die treibende Kraft hinter unserem Erfolg.

Als Office Manager (w/m/x) in unserer Business Unit Food & Nutrition stellst Du gemeinsam mit Deinem Team die operative Leistungsfähigkeit der Business Unit sicher und sorgst für einen exzellenten Kunden- und Lieferantenservice. In einer zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Vertrieb, Einkauf und Management verantwortest Du effiziente Abläufe, das KPI-Monitoring, die Weiterentwicklung von Prozessen und die Erreichung unserer Serviceziele. Dabei gestaltest Du Prozesse, Systeme und die Zusammenarbeit innerhalb der Business Unit aktiv mit und leistest einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung unserer Strategie.

Verantwortung für die Organisation und kontinuierliche Weiterentwicklung des Back Office Teams innerhalb der Business Unit Food & Nutrition
Förderung einer ausgeprägten Servicekultur gegenüber Kunden, Lieferanten und internen Schnittstellen
Enge Zusammenarbeit mit dem Business Unit / Operations Manager als Prozesse und Systeme
Unterstützung bei der Steuerung und Auswertung relevanter KPIs wie Auftragsbearbeitung, Antwortzeiten, Reklamationen oder Monatsabschlüssen
Vertriebs- und einkaufsseitige Betreuung unserer Kunden und Lieferanten entlang der gesamten Auftragsabwicklung
Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen, Aufträgen und Reklamationen
Sicherstellung effizienter und strukturierter Abläufe zwischen Vertrieb, Einkauf, Logistik und weiteren internen Schnittstellen
Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen sowie aktive Mitgestaltung unserer Arbeitsweise
Unterstützung bei Reporting-, Forecast- und Planungstätigkeiten
Verantwortung für Stammdaten sowie die Nutzung und Weiterentwicklung unserer Systeme wie Salesforce und JD Edwards

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst, Customer Service, Einkauf, Supply Chain, Operations oder einem vergleichbaren Umfeld
Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Menschen zum Erfolg zu führen ergänzt durch Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Projekten oder Teams
Hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und internen organisierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
Ausgeprägter Teamgeist, Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, gemeinsam anzupacken
Digitale Affinität und Interesse an modernen Systemen, Prozessen und KI-gestützten Arbeitsweisen
Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen
Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Mitarbeit in einem kompetenten und kollegialen Team mit flachen Hierarchien
Attraktiver und moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln oder Hamburg
Flexible Arbeitszeiten mit erweiterten Möglichkeiten zum Mobile Working
Moderne IT-Ausrüstung (Diensthandy und Laptop)
38,5 Stundenwoche (bei Vollzeit) und 30 Tage Urlaub
Vielfältige Weiterbildungsangebote und leistungsfördernde Unternehmenskultur
Förderung von abteilungsübergreifendem Kennenlernen der Kollegen (regelmäßige Mitarbeiter- und Team-Events)
Vermögenswirksame Leistungen und ein attraktiver Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Monatlicher steuerfreier Sachbezug als Gutschein in Höhe von 50,00€ oder eine Urban Sports Club Mitgliedschaft M

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