Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine EuroTrade AG (https://www.medialine.com/karriere) in Frankfurt am Main (Präsenz) zu besetzen.
Zur Unterstützung unseres Teams bei einem namhaften Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen engagierten Dispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d). In dieser Rolle arbeitest Du eng mit mehreren Kollegen aus den Bereichen Service Desk und Systemtechnik zusammen und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kaufmännische Prozesse im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren.
Deine Aufgaben
- Service Desk und Systemtechnik organisatorisch unterstützen: Du entlastest unsere Service-Desk-Mitarbeiter und Systemtechniker bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass das Tagesgeschäft effizient und strukturiert abläuft.
- Dokumentationen zuverlässig pflegen: Du verwaltest Kunden-, Vertrags- und Projektdokumentationen, hältst Informationen aktuell und stellst sicher, dass wichtige Unterlagen jederzeit vollständig und verfügbar sind.
- Tickets und Serviceanfragen nachverfolgen: Du unterstützt bei der Bearbeitung und Koordination von Tickets, Serviceanfragen und Aufträgen, holst bei Bedarf Statusinformationen ein und sorgst dafür, dass offene Themen konsequent verfolgt werden.
- Reports und Auswertungen erstellen: Du bereitest Kennzahlen, Statusübersichten, Listen und Berichte auf und schaffst damit Transparenz für Kunden, Fachbereiche und das Management.
- Meetings und Termine koordinieren: Du organisierst Besprechungen, koordinierst Termine zwischen Kunden, Technikern und internen s.
- Asset- und Stammdaten verantworten: Du pflegst Hardware-, Software- und Asset-Listen, aktualisierst relevante Stammdaten und stellst eine hohe Datenqualität als Grundlage für einen professionellen Servicebetrieb sicher.
- Kunden- und Lieferantenkommunikation begleiten: Du unterstützt die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen, koordinierst Rückfragen und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
- Kaufmännische Prozesse unterstützen: Du begleitest Bestellungen, Angebotsanforderungen und weitere kaufmännische Vorgänge, bereitest die erforderlichen Informationen auf und unterstützt bei einer reibungslosen Auftragsabwicklung.
- Wissen dokumentieren und Prozesse verbessern: Du dokumentierst Arbeitsabläufe, pflegst Wissensdatenbanken und bringst eigene Ideen ein, um bestehende Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
- In Verantwortung hineinwachsen: Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du eigenständig organisatorische Themen, koordinierst bereichsübergreifende Aufgaben und entwickelst dich zu einer wichtigen Schnittstelle zwischen Kunden, Technik und internen Abteilungen.
Dein Profil
- Kaufmännische Grundlagen mitbringen: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Idealerweise IT-Affinität mitbringen: Du konntest bereits erste Erfahrungen in einem IT-nahen Umfeld oder bei einem technischen Dienstleistungsunternehmen sammeln und hast Interesse an technischen Themen.
- Microsoft 365 sicher anwenden: Du gehst routiniert mit den Anwendungen der Microsoft-365-Welt um und nutzt insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams sicher im Arbeitsalltag.
- Strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten: Du organisierst deine Aufgaben selbstständig, arbeitest sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- Serviceorientiert handeln: Du hast Freude am Umgang mit Menschen, denkst kundenorientiert und findest pragmatische Lösungen für organisatorische Herausforderungen.
- Kommunikation als Stärke nutzen: Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Kunden und Dienstleistern zusammen.
- Sprachlich sicher auftreten: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil und helfen dir im Austausch mit internationalen
- Verantwortung übernehmen: Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein zeichnen deine Arbeitsweise aus. Du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und kannst dich auf deine Zusagen verlassen lassen.
Das macht die Position besonders
- Die organisatorische Schnittstelle sein: Du arbeitest eng mit unseren Service-Desk-Mitarbeitern, Systemtechnikern, Kunden und internen Fachbereichen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
- Technische Teams spürbar entlasten: Durch deine Unterstützung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben schaffst du Freiräume, damit sich unsere technischen Spezialisten auf ihre eigentlichen Kernthemen konzentrieren können.
- Struktur und Transparenz schaffen: Du sorgst mit gepflegten Dokumentationen, aktuellen Daten und einer zuverlässigen Nachverfolgung von Vorgängen dafür, dass jederzeit Klarheit über den aktuellen Status von Projekten, Services und Aufgaben besteht.
- Vielfältige Einblicke gewinnen: Du arbeitest an der Schnittstelle von Service Desk, Systemtechnik, Kundenbetreuung und kaufmännischen Prozessen und erhältst dadurch einen umfassenden Überblick über den operativen IT-Betrieb.
- Verantwortung Schritt für Schritt übernehmen: Mit zunehmender Erfahrung entwickelst du dich zur verlässlichen Ansprechperson für organisatorische Themen, übernimmst eigenständig koordinative Aufgaben und trägst aktiv zum Erfolg unserer Serviceorganisation bei.
In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das "Du". Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.
Diese Benefits erwartet Dich, ganz individuell nach Standort und Tätigkeit
- Mitarbeiterevents
- Weiterbildung
- subventioniertes Mittagessen
- Mentorenprogramm
- Warm- und Kaltgetränke
- Obstkorb
- Mitarbeiterrabatte
- Fahrtkostenerstattung
- Firmenwagen
- Job-Fahrrad
- Parkplatz
- flexible Arbeitszeit
- Sportangebot
- betriebliche Altersvorsorge
- Job-Ticket
- Notebook und Smartphone
- Workation
Bitte teile uns in deiner Bewerbung mit, wann Du frühestmöglich starten könntest, welche Gehaltsvorstellung Du für die Position hast und über welchen Kanal Du auf unsere Stellenanzeige aufmerksam geworden bist.
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
